Rust en duidelijkheid: hoe plan je mensen zo effectief mogelijk in, in deze tijd van coronamaatregelen?

Personeelsplanning is juist nu cruciaal. Hoe plan je mensen zo effectief mogelijk in, in deze tijd van coronamaatregelen? Door rust en duidelijkheid.

Nu het corona virus het hele land in de greep heeft, zijn veel van onze klanten druk in de weer om hun planning op orde te houden en alle verstoringen te managen. De impact is groot: naast een verhoogd verzuim hebben de preventieve maatregelen het meeste effect op de roosters:

  • Verloven worden ingetrokken
  • Niet-essentiële activiteiten zoals scholing en standaard werkoverleg afgeblazen
  • Diensten vallen uit
  • Andere komen er met andere begin- en eindtijden bij.

Niks is stabiel

Kortom: de planning van onze klanten staat voor de komende weken permanent in de steigers, elke dag moet er aangepast en weer opnieuw aangepast worden. Onorthodoxe situaties vragen om onorthodoxe maatregelen. We hebben voor je een selectie gemaakt van de belangrijkste aandachtspunten, die we bij onze klanten op tafel hebben gelegd. Alle maatregelen hebben als doel om rust en duidelijkheid te creëren, en uiteraard om de kans op verspreiding van het virus zo klein mogelijk te maken.

Capaciteitsplanning

Natuurlijk is het op dit moment geen tijd om uitgebreide “wat als” scenario’s te gaan maken. Maar eentje is op dit moment erg handig: een “plus-min” scenario. Hiermee kun je precies bepalen bij welke komende werklast je een extra dienst erbij moet zetten of wanneer er eentje af kan.

Dat scheelt behoorlijk veel tijd als het zover is om actie te ondernemen.

Wil je een capaciteitsplan waarmee je snel een plus-min scenario kunt maken? We delen hem graag met je. Neem contact op met het Spril Consult Panel en ga er morgen mee aan de slag.

Coronavirus Spril

Ploegendiensten

Wordt er in shifts of ploegendiensten gewerkt, zorg dan voor één vaste dagploeg, één vaste avondploeg en een vaste nachtploeg. Dat gaat weliswaar tegen de principes van voorwaarts roteren in, maar door 3 groepen te maken die elkaar nauwelijks tegenkomen, verminder je de kans op kruisbesmetting. Hoe minder mensen elkaar in de shifts tegenkomen, hoe beter het is.

Wil je meer weten over ploegendiensten? Download de Spril Infosheet over ploegendiensten hier.

Mini flexschillen

Hetzelfde geldt voor de flexpool medewerkers. Minimaliseer de inzet bij één grote of zo weinig mogelijk kleinere teams. Plan flexpoolmedewerkers waar het kan voor langere termijn in, ook al is het beleid nu anders. Hoe minder beweging tussen teams hoe beter. Dit geldt ook voor ZZP-ers!

Bescherm de fulltimers

In de meest teams zijn de fulltimers vaak de ruggengraat van een team. Altijd aanwezig, weten altijd van de hoed en de rand. Een paar dagen vrij geweest als parttimer? Een fulltimer praat je bij. Omdat ze er bijna altijd zijn is de klap des te groter als ze uitvallen, juist nu. Zorg ervoor dat de fulltimers nu even niet direct de zwaarste taken krijgen, of het grootste risico lopen ziek te worden. Het klinkt misschien gek, maar als er dan toch ziekte moet ontstaan, dan is in deze uitzonderlijke situatie beter dat dat een parttimer overkomt.

Centrale planorganisatie: de “Verkeerstoren”

Organiseer één centrale plaats in de organisatie waar de status van alle roosters samenkomen, zodat makkelijk een totaaloverzicht van alle inzet opgevraagd kan worden, ook als de organisatie normaal gesproken decentraal plant. We noemen dat de Verkeerstoren. Is er al één centraal planbureau, dan is dat uiteraard de aangewezen plek om deze toren te organiseren.

Van daaruit worden alle issues in kaart gebracht en bijgehouden, worden in de hele organisatie oplossingen verzameld en mogelijkheden gedeeld. Eén totaaloverzicht op één plek. Alle planners rapporteren 2x per dag aan De Verkeerstoren, en tussendoor bij grotere issues. De Verkeerstoren is ook het directe aanspreekpunt voor de directie: om die reden is een manager die rechtstreeks onder de directie valt de aangewezen leidinggevende voor de Verkeerstoren: er moet een mandaat zijn om beslissingen te nemen op basis van voortschrijdend inzicht.

Hulp nodig bij het inrichten van een Verkeerstoren? Neem dan contact op met het Spril Consult Panel. We delen graag onze kennis en kunde met je.

Je kunt ook de Checklist Personeelsplanning hier downloaden.  Het goed organiseren van de personeelsplanning van een organisatie kan veel opleveren voor een organisatie, zo niet veel besparen. De Checklist Personeelsplanning maakt direct verbeterpunten inzichtelijk.

Zorg voor een tijdelijke en zo eenvoudig mogelijke communicatiestructuur

Alle informatiestromen worden voor de duur van de landelijke coronamaatregelen geconcentreerd bij de Verkeerstoren. Deze communicatie loopt via één medium: bv alleen mail of alleen intranet. Maak hierin een keuze: hou het zo eenduidig en simpel mogelijk. Zorg voor minimaal 2 updates per dag, zodat mensen elke dag de laatste stand van zaken mee kunnen krijgen. Berichtgeving rondom personeelsinzet dat niet van de Verkeerstoren komt, is niet geldig. Zo ontstaat er rust en duidelijkheid.

Wil je weten welke tips en trucs we nog meer voor je hebben, of wil je weten hoe je een van de bovenstaande acties snel kunt inzetten? Neem dan contact op met het Spril Consult Panel.

Pagina delen: