Spril ondersteunt het planproces van Zorggroep ENA

Zorggroep ENA is gestart met het optimaliseren van het planproces. Want, zo weet Tamara de Kroon, bestuurder van Zorggroep ENA: ‘de inzet van de juiste medewerkers op het juiste moment is een belangrijke voorwaarde voor een efficiënte bedrijfsvoering en een tevreden klant. Hoe kom je tot een optimaal plan- en roosterproces en hoe zet je de beschikbare capaciteit zo efficiënt mogelijk in om de afgesproken kwaliteit te leveren aan de cliënten?’ Zorggroep ENA vroeg Spril hierin te ondersteunen en te begeleiden.

Zorggroep Ena

Zorggroep ENA is een kleinschalige, kleurrijke organisatie actief in zorg, welzijn, wonen en behandeling en verleent professionele zorg voor ouderen die verpleeghuiszorg nodig hebben, biedt tevens dagopvang, Zorg Thuis en eerstelijnsverblijf. Dit doen ze op drie locaties in Voorthuizen, Scherpenzeel en Barneveld. ‘Samen midden in het leven’ is het motto van Zorggroep ENA en dat zit in het dna van de organisatie. De organisatie is volop in beweging.

Aanleiding

Zorggroep ENA is gestart met het opzetten van een centraal planbureau voor het plannen en organiseren van de flexibele inzet voor de zorgteams. In lijn daarmee werd ook een interne flexpool vormgegeven, om de continue inzet van zorgmedewerkers te kunnen borgen en daarmee de zorgverlening op peil te kunnen houden. Want het streven van Zorggroep ENA is: tevreden cliënten waaraan optimale zorg en maatschappelijke diensten worden geleverd door tevreden, deskundige en gemotiveerde medewerkers.

De geformuleerde doelstellingen hierin zijn als volgt:

  • Kostenreductie door te stoppen met de inzet van uitzendkrachten
  • Een efficiënte jaarplanning (inclusief gezonde vakantieplanning)
  • Werkdrukverlaging van zorgteams en daarmee verhoging medewerkerstevredenheid

Inzicht in de situatie

Om veranderingen door te kunnen voeren was inzicht in de huidige situatie nodig. Zorggroep ENA vroeg Spril om hierin te ondersteunen en met de organisatie te kijken waar verbeteringen voor de korte- en ook lange termijn te zien waren. Spril is ingezet om het proces te onderzoeken, te adviseren en om een verdere optimalisatie in gang te zetten met als overkoepelende doelstelling: een efficiënt en effectief plan- en roosterproces om de gewenste zorg te kunnen leveren.

“Ik waardeer de flexibiliteit en het harde werken van de interimmers van Spril. De samenwerking met de consultant en de planners is enorm goed, zij zijn echte collega’s! Spril helpt ons ook in de zoektocht naar de juiste mensen. Zij hebben een netwerk met gekwalificeerde professionals. Gezamenlijk zoeken we naar die professional die zich vast aan onze organisatie wil binden."

Planscan

Een van de consultants van Spril voerde een planscan uit, waarin een groot aantal aanbevelingen helder naar voren kwamen en waarin geadviseerd werd om focus te leggen op de volgende fases:

Fase 1: Quick wins = uitvoeren aanbevelingen ten aanzien van formatie, capaciteitsplanning, centrale planning, roosterbeleid.

Fase 2: Basis op orde = verdere inrichting en borging van het Plan & Roosterproces middels plan van aanpak, visievorming en bijstellen van processen.

Fase 3: Workforcemanagement in de lead = toewerken naar een capaciteitsmanagementproces, waarin alle onderdelen van P&R aanwezig is.

Lees hier meer over de planscan van Spril.

Ingezette onderdelen

Ondanks de ongelukkige periode van Corona en de daarmee verband houdende crisis, waarin het gehele proces werd opgestart, zijn door Spril de volgende onderdelen ingezet:

Spril heeft in eerste instantie ingezet op consultancy èn operationele ondersteuning, door de inzet van professionele planners, die ondersteunen in het verstevigen van het centrale planbureau. Om die versteviging door te zetten wordt er voor de organisatie gezocht naar een vaste capaciteitsplanner. Na deze fase zal worden ingezet op opleiding en coaching om de ingeslagen weg te kunnen borgen.

Stevig fundament

Inmiddels is de basis gelegd. In nauwe samenwerking met de organisatie ligt er inmiddels een advies voor de verdere optimalisatie van het planproces en inrichting van het capaciteitsmanagementproces. Zorggroep ENA heeft helder op het netvlies dit grondig en gedegen in te zetten. De organisatie is vooruitstrevend. Spril heeft een korte termijn planning neergelegd, maar daarnaast ook een lange termijn-visie die zorgt voor de gevraagde professionaliseringsslag. Tamara de Kroon heeft vertrouwen: “Het is nu de uitdaging – helemaal in deze tijd – om de basis verder uit te bouwen en zo stevig neer te zetten dat we de kwaliteit van onze zorgverlening nu en in de toekomst kunnen borgen”.

Meer weten over Zorggroep ENA? Klik hier.

Ook behoefte aan ondersteuning en begeleiding bij jouw vragen op het gebied van Workforcemanagement, Personeelsplanning en/of Capaciteitsmanagement? Neem contact met ons op.

Pagina delen: