Wat is Personeelsplanning?

Personeelsplanning is de juiste balans tussen de personeelsbehoefte en de personeelsbeschikbaarheid, rekening houdend met de organisatiedoelstellingen en georganiseerd vanuit het organisatiebeleid.

We zeggen ook wel: het inzetten van de juiste medewerkers met de juiste skills op het juiste tijdstip. Of nog anders: het hebben van de juiste aantal goed gekwalificeerde medewerkers en eventuele bijbehorende resources op het juiste moment om het voorspelde aanbod binnen de gestelde doelen met kwaliteit af te handelen.

Wat is Personeelsplanning?

Strategische personeelsplanning

Een efficiënte en gezonde personeelsplanning moet worden gedragen en uitgevoerd door de verschillende lagen van de organisatie. Hoog in de organisatie (op bestuurlijk niveau) wordt het strategisch beleid bepaald en vastgelegd.

Strategische personeelsplanning gaat vooral over het kijken naar wie en wat je nodig hebt om de doelstellingen van de organisatie te behalen. Nadenken over strategische thema’s, daar begint het mee:

  • Meerjarenbeleid; welke positie heeft de organisatie over 5 jaar?
  • Welke ontwikkelingen en innovaties kunnen we verwachten?
  • Welke diensten en service willen we leveren?
  • Welke positie nemen de medewerkers in?
  • Hoe gaan we sturen op kosten?

Strategische, tactische en operationele Personeelsplanning

Tactische personeelsplanning

Nadat strategische keuzes zijn gemaakt komt het tactische vraagstuk. Tactische personeelsplanning gaat over de zorgvraag en de consequenties die dat heeft voor de personeelsplanning. Het management moet zich hier actief mee bezig houden. Beslissingen over hoe de verschillende onderdelen worden gehanteerd moeten worden gemaakt. Voorbeelden van tactische thema’s:

  • Wat is de klantvraag en de daarbij passende formatie
  • Kunnen we de workload van de komende tijd voorspellen
  • Wat is een passende flexibele inzet
  • Welke diensten passen bij de zorgvraag

Operationele personeelsplanning

Het operationele roosterproces bestaat uit: het ontwerpen, beheren en borgen van de dienstroosters. De uitvoering van de operationele personeelsplanning valt of staat met professionele planners, zoveel is duidelijk. Het maken van efficiënte en gezonde roosters is een vak. Een planner moet met veel factoren rekening houden:

  • De klantvraag
  • De medewerkers
  • Het organisatiebelang
  • De regels (CAO en ATW)
  • De formatie/capaciteit

Een optimaal roosterproces en een efficiënte planning

De uitdaging in de personeelsplanning ligt in de driehoek: klant, medewerker en organisatie. De kunst is om hierin een balans te vinden.

Personeelsplanning - driehoek tussen organisatie, medewerker en klanten

Er staat veel spanning op alle belangen. De organisatie heeft verantwoordelijkheden richting klanten en interne organisatie. Daarnaast heb je de interne organisatie met verantwoordelijkheden richting medewerkers, de verplichting om KPI’s te halen, hierover te rapporteren en ook nog binnen budget te blijven. Een spanningsveld in organisaties.

Duidelijk is wel dat een goede balans zorgt voor:

  • grip op de kosten
  • klanttevredenheid
  • medewerkerstevredenheid
  • het behalen organisatiedoelstellingen
Een goede personeelsplanning is noodzakelijk. Sterker nog: de personeelsplanning is van significant belang voor een goede bedrijfsvoering.

Voor veel organisaties geldt dat de winst en verlies van de organisatie wordt bepaald door een doelmatige inzet van personeel. Dit vergt een slimme manier van omgaan met personeel, werktijden en dus roosters. Maar hoe kom je tot die beste personeelsplanning? Hoe realiseer je een efficiënte planning? Kortom: hoe hou je rekening met de vele factoren die van belang zijn in de personeelsplanning, o.a. tevreden medewerkers, gezonde werktijden en voldoende beschikbare capaciteit, waarbij je tevens rekening houdt met de klant en het organisatiebelang?

Personeelsplanning en Spril

Al jaren ondersteunt Spril organisaties om organisatiedoelstellingen te behalen, verbetertrajecten uit te voeren, roosterprocessen te optimaliseren en planningen te realiseren. Dit doen wij door:

  • Advies trajecten
  • Interim ondersteuning
  • Werving en Selectie
  • Training en Opleiding

Wil je een keer sparren met een professional van Spril om te zien of jij maximale effectiviteit haalt uit je personeelsplanning? Wil je je roosterproces tegen het licht houden? Ben je bezig met een capaciteitsplanning? Of heb je tijdelijk een professionele planner nodig?

Neem contact op met Spril

Klanten over Spril

Lees alle verhalen

”Edwin van der Hilst is iemand die in kansen denkt ipv problemen. Hij is snel, deskundig en met de nodige humor! Prettig mee samen te werken.”

Zorggroep Meander

Pagina delen: