NS verslaafd aan Portugese vlam?

“Waarom? Is het écht zo goed? Of spelen andere zaken hier een rol?”

Al 22 jaar lang bij één partij software afnemen

De aandacht van dit stuk gaat vooral uit naar het proces van aanschaf. Er is geen aanbesteding voor deze software gedaan in het verleden en dit lijkt wel te moeten gelet op de investerings- en kostengrens die voor aanbestedingen gelden. Vooral de e-mailwisseling (zie: Reacties NS inzake SISCOG) tussen de journalist en de woordvoerder is amusant om te lezen; een tikkeltje sarcastisch en brutaal, maar zeker amusant.

Het feit dat een voormalig overheidsbedrijf als de NS wellicht de regels rondom het aanbesteden al dan niet heeft gehanteerd, is een goed aanknopingspunt voor een artikel. Met dit artikel wil ik echter graag stilstaan bij de keuze om al 22 jaar lang bij één partij de software af te nemen. Waarom? Is het écht zo goed? Of spelen andere zaken hier een rol? De schrijver voelde de behoefte om een andere invalshoek als mogelijkheid te belichten.

Geen concurrentie?

Dankzij een stelling in het artikel, en in de verdere e-mailwisseling tussen de woordvoerder en de journalist, lijkt het beeld te ontstaan dat de software die door het bedrijf SISCOG geleverd is, bijna uniek is in zijn soort. Quote: “Omdat het ‘rondje rond de kerk’ omstreden is, is het ingewikkeld om een goede planning te maken. Hiervoor is een ingewikkeld algoritme uitgedacht.” Ik betwijfel dit ten zeerste. Wellicht speelde dit in 1993 een rol in de keuze voor SISCOG door het destijds gebrekkige aanbod op de markt, maar vandaag de dag kan dit geen argument meer zijn. Softwarebedrijven zijn dermate ontwikkeld dat het maken van algoritmes om treinen tijdig en adequaat in te plannen om te rijden, en om personeel in te plannen op die treinen, een opdracht is die meer organisaties kunnen én bewezen hebben. SISCOG heeft onder zijn clientèle een aantal treinreisorganisaties in Europa; naast de NS zijn er bijvoorbeeld ook de Portugese en Deense spoorbedrijven. Maar ook in het Verenigd Koninkrijk (British Railways) en Duitsland (Deutsche Bahn) hebben ze met de complexiteit van het inroosteren van treinen en personeel te maken. Die hebben hier weer een andere oplossing voor. Dus geen concurrentie? Dat argument is, om in de sfeer te blijven, een gepasseerd station.

Verslaafd

Een definitie van het woord “verslaafd” is: “Het niet kunnen beheersen van de drang tot het gebruik van middelen waarvan men psychisch en lichamelijk afhankelijk wordt”. Vervang het woord “middelen” hier door “software” en laat het woord “lichamelijk” eens weg en je krijgt: “Het niet kunnen beheersen van de drang tot het gebruik van software waarvan men psychisch afhankelijk wordt”. Dit lijkt het geval te zijn bij de Nederlandse Spoorwegen. Ze zijn geen dader, maar wellicht het slachtoffer van een afhankelijkheid die ontstaan is door software. Denk je eens in: 22 jaar geleden is deze software onderdeel geworden van de besturing van de Nederlandse Spoorwegen. Het is het pakket waarmee de twee grootste knoppen die de kosten beïnvloeden bediend worden: treinen en personeel. Als er iets is waar de NS de afgelopen jaren zeker mee te maken heeft gehad, is het wel het draaien aan die knoppen om de kosten te reduceren. 22 jaar lang is dit pakket het stuurwiel geweest waarmee gestuurd is binnen de Nederlandse Spoorwegen. Ongetwijfeld is het pakket verweven met allerhande andere systemen binnen de NS, waaruit rapportages, analyses en scenario’s gedraaid kunnen worden die helpen in het nemen van beslissingen. Deze software is zo’n integraal onderdeel geworden van de besturing op lange én korte termijn binnen de NS, dat overstappen naar een ander pakket wel heel spannend wordt. Bij elke update van het pakket, of hernieuwing van de contracten, zullen er nieuwe features geïmplementeerd worden, waardoor de organisatie een nieuw “shotje” software krijgt. Hierdoor zal de verslaving ongemerkt steeds langer duren. Zo lijkt de NS zijn eigen reclameslogan uit 2005 te herleven: “Laat je gaan”.

“Overstappen is ook niet gemakkelijk; het ontvlechten van personeelsplanningssoftware uit een bestaande structuur is een lastig karwei.”

Overstappen is moeilijk

Ik denk niet dat men bij de NS dit pakket bewust buiten de aanbestedingsplicht heeft laten vallen. Ik probeer liever in het goede van de mens te geloven; zij hebben dit niet bewust gedaan. Wel kan ik me voorstellen dat er een angst voor overstappen is. Veel IT-projecten hebben de hardnekkige eigenschap dat ze nét niet datgene brengen wat beloofd is, dat het vaak duurder wordt en een langere implementatietijd kent. Ieder mens zal na een aantal slechte ervaringen op dat vlak voorzichtig worden met IT aanschaf. En we hebben het hier niet over een of ander rapportagetooltje. Nee, dit is het besturingsvehikel van de NS. Geen enkele manager wil te boek staan als de persoon die het besluit genomen heeft om van dat pakket af te stappen, dat is carrière-technisch een mogelijke zelfmoord. Nee, laat dat besluit maar door een ander genomen worden. De kleinste fouten in de inrichting of uitvoering van een nieuw systeem kan grote impact hebben op de personeelskosten of de inzet van treinen, juist een onderwerp waar de NS het graag goed op wil doen, gelet op de publiciteit die dat met zich meebrengt. Dus we laten het maar zo, omdat het niet anders kan. Of anders gezegd: omdat we andere projecten hebben die voor de kwaliteitsverbetering en dergelijke moeten gaan zorgen. Overstappen is ook niet gemakkelijk; het ontvlechten van personeelsplanningssoftware uit een bestaande structuur is een lastig karwei. Er gaat technisch veel tijd inzitten, waardoor de businesscase voor een overstap al snel een stuk slechter wordt. Ook blijft de winkel open tijdens de verbouwing. Een gefaseerde overstap is soms extra moeilijk, zeker als je met één pakket zowel het materiaal als de mensen plant.

Afkicken of juist niet?

Maar moet je dan wel van die verslaving af? Het pakket werkt immers (toch) goed? Zodra een gewoonte een verslaving wordt waar je niet van af kunt blijven, wordt het tijd om hulp te zoeken. Bij mensen met een alcoholverslaving of iets dergelijks is een goede graadmeter de gezondheid; zodra het je gezondheid aantast, moet je in actie komen. Dus nu is de vraag: is de gezondheid van het bedrijf NS in gevaar? Dat weten we nu niet. De Kamervragen die nu gesteld gaan worden, zullen wellicht op scherp zetten of de NS moet aanbesteden of niet, maar ook langs die weg zijn er vluchtroutes te bedenken, waardoor (ondanks een aanbestedingstraject) de NS gewoon kan blijven werken met SISCOG. Oké, het tarief moet wellicht iets omlaag, maar in het pakket van wensen en eisen is er altijd een bepaald gewicht aan te brengen op specifieke punten waar men van weet dat SISCOG goed scoort. Zo kan zelfs de grootste verslaafde uitleggen dat dat wat hij/zij gebruikt “heel goed is, hoor”. Toch blijft het voor een bedrijf dat voor 100% eigendom is van de staat, lastig uit te leggen dat er misschien tientallen miljoenen euro’s aan belastinggeld besteedt worden aan software, terwijl we niet weten of dit de beste keuze is. En al helemaal omdat men het niet heeft gebenchmarkt in een aanbestedingstraject.

“Softwarebedrijven ontwikkelen in een steeds sneller tempo hun producten; en oplossingen die 10 jaar geleden onmogelijk leken, zijn vandaag de dag realiteit.

Zoek hulp

Wellicht is het voor de NS te laat, maar het advies is: zoek hulp. Veel organisaties lijken afhankelijk te geraken van hun softwarepakket door een sterke vervlechting van het pakket met de organisatie. Laat je onafhankelijk adviseren over de keuze die gemaakt is en de mate waarin die afhankelijkheid een risico met zich meebrengt. Kijk ook eens naar de alternatieven die er zijn. Softwarebedrijven ontwikkelen in een steeds sneller tempo hun producten; en oplossingen die 10 jaar geleden onmogelijk leken, zijn vandaag de dag realiteit. Kostenbesparing kan een trigger zijn om als bedrijf/organisatie gezonder te worden, maar denk ook vooral eens aan medewerkers- en klanttevredenheid als blijkt dat een alternatieve softwareoplossing nét datgene kan bieden waar jouw medewerkers of klanten zo naar vragen. Ik denk ook dat het goed is om elke keuze voor een softwareoplossing te benaderen zoals je een huwelijk kunt benaderen: wat brengen we elkaar de komende jaren? En waarom versterken we elkaar? Maar stel vooral ook de minder leuke vragen: “Wat als we gaan scheiden?” Wat dan? Maak afspraken over de wijze waarop het systeem geïntegreerd wordt in je huidige IT-omgeving en creëer een onafhankelijkheid van de planningssoftwarekeuze.

Het advies van de schrijver is dan ook: herken de symptomen. Op de website van www.gezondheidsnet.nl staat iets over hoe je verslavingen kunt herkennen. Hier staat dat je verslaafd kunt zijn als je:

• Meer van iets tot je neemt, dan je eigenlijk van plan was.
• De drang hebt om iets te doen of gebruiken.
• Iets doet of gebruikt om problemen uit de weg te gaan.
• Je ellendig voelt als je stopt.
• Je een groot deel van de dag bezig bent met het gebruik of de verslaving.

Let dus goed op bij het gebruik en de keuze van de software. Omdat het laatste bulletpoint evident lijkt voor softwareoplossingen rondom Personeelsplanning - het zijn immers de grootste knoppen voor kostenbesturing - –zijn de eerste vier bullets extra belangrijk. Heeft je organisatie een verslaving aan het personeelsplanningspakket? En wil je met je organisatie er graag vanaf? We nodigen je uit om met ons in gesprek te gaan; we helpen je graag hierin op weg. Of misschien nog mooier gezegd in deze context: “We zetten je graag op het juiste spoor!”

''We kunnen de personeelscapaciteit beter afstemmen op de behoefte"
- Vodafone - Ziggo