Wat is Zelfroosteren?

Zelfroosteren is het zelfstandig bepalen van de verdeling van iemands werkuren aan de hand van een schema (rooster). Hierbij krijgen de medewerkers in meer of mindere mate invloed op hun eigen inzetbaarheid. Vaak wordt er een vorm van ‘mee’-roosteren gecreëerd, waarbij de kaders vooraf bepaald worden door bijvoorbeeld het Workforce Managementteam of de afdeling personeelsplanning. Zelfroosteren kent vele vormen en gradaties van medezeggenschap.

Waarom kiest een organisatie voor Zelfroosteren?

Eén van de redenen die we vaak horen, is het verhogen van de medewerkerstevredenheid. Bijna iedereen vindt het fijn om invloed te hebben op zijn of haar rooster. Roosters die al enkele weken vooruit worden gepubliceerd, maar door een ander zijn gemaakt, leveren een mindere mate van medewerkerstevredenheid en betrokkenheid op dan de roosters waar men zelf invloed op heeft kunnen uitoefenen. Werkgevers willen medewerkers hierin tegemoetkomen.

Autonomie is hierin de sleutel. Een hoge mate van autonomie leidt tot het ervaren van meer verantwoordelijkheid en vergroot bijna altijd het gevoel waarde toe te voegen aan de werkzaamheden en de organisatie. Dit uit zich in hoge tevredenheid en betrokkenheid, leidt zelfs tot een lager ziekteverzuim, en kan resulteren in een hogere productiviteit. Een tevreden medewerker leidt tot een tevreden klant, leidt tot een succesvol bedrijfsresultaat, wat weer leidt tot een tevreden medewerker. De definitie van autonomie is een “zelfstandige, op zichzelf staande entiteit; zonder bemoeienis van buitenaf kunnen handelen.”

Proces van permanente wederkerige loyaliteit

Waarom willen we zo graag Zelfroosteren?

Zelfroosteren is niets nieuws. Maakte men vroeger niet gewoon afspraken over wie het werk op welk moment uitvoerde? Of was er altijd al een bepaalde mate van autoriteit nodig wanneer er een conflict ontstond? Wanneer men niet met dezelfde belangen aan de onderhandelingstafel komt, ontstaan er meningsverschillen en moet iemand ingrijpen. De werkgever is steeds meer gaan bepalen wie wanneer werkt. Gebaseerd op ervaringen uit het verleden, klantvraag en een soms complexe inrichting van skills, worden er aparte afdelingen ingericht voor het maken van de roosters. Onpartijdig en met het bedrijfsresultaat en klantbelang voorop. Toch?

Helaas voelen medewerkers dit niet zo. Wanneer je op een gemiddelde klantenservice de vraag stelt “hoe tevreden ben je met je rooster?”, krijgt de afdeling planning maar heel zelden een voldoende.

We zien een cultuuromslag. Het profiel van je werknemers verandert. Daar waar men vroeger jarenlang bij één organisatie werkte volgens een vast patroon, hebben medewerkers tegenwoordig soms meerdere parttime werkgevers en willen ze zelf invloed kunnen uitoefenen op hun werk- en privébalans. Men wil zelf bepalen hoe, waar en wanneer men werkt. Maar ook je klanten volgen dezelfde trend. Zij willen zelf bepalen hoe, waar en wanneer ze jou benaderen. Hoe zorg je er dan als bedrijf voor dat je voldoende bereikbaar bent voor jouw cliënten? Hoe garandeer je de bezetting van je afdeling? Hoe zorg je voor voldoende capaciteit om bijvoorbeeld de kwaliteit van de zorg te waarborgen? Of hoe weet je dat je voldoende uren hebt om alle taxiritten te kunnen indelen? En hoe werkt Zelfroosteren bij hulpdiensten?

Effect werk-prive balans

Welke vormen van zelfroostering worden vooral gebruikt?

Optie 1: Eén van de meest gebruikte vormen om invloed uit te oefenen op je eigen werkschema is het ruilen van diensten nadat het rooster bekend is gemaakt. Roosterwisselingen kunnen afhankelijk van de gebruikte tooling automatisch of manueel geaccordeerd worden. Vaak wordt de wijziging door een Planner aangebracht in de roosters van beide betrokken medewerkers. Dit is de kleinste vorm van Zelfroostering die we kennen, want de autonomie is hierin zeer laag.

Optie 2: In organisaties waar het werkaanbod zeer voorspelbaar en weinig dynamisch is, kan een repeterend rooster uitkomst bieden. Veel mensen vinden een repeterend rooster prettig vanwege de hoge mate van invloed die ze uitoefenen op hun inzetbaarheid. De medewerkers kunnen vaste dagen doorgeven, op vaste tijden werken en rekenen op een vaste roostervrije dag bij een parttime dienstverband. Zelfroosteren is misschien een te groot begrip voor deze wijze van roosteren. Werknemers geven immers bij de indiensttreding hun beschikbaarheid door, maar het rooster wordt nog steeds samengesteld door een ander. Wijzigingen hierin zullen altijd in overleg plaatsvinden, eerder in de vorm van bijvoorbeeld uitvraag voor overwerk, dan in de vorm van het zelf invullen van diensten door middel van Zelfroostering als autonoom, zelfsturend team. Een repeterend rooster is zeker niet voor elke organisatie geschikt, terwijl je toch met grote regelmaat in diverse Klantcontactcentra vaste afspraken ziet, ondanks een fluctuerende bezettingseis.

Optie 3: Bij deze manier wordt er gebruikgemaakt van een voorkeursrooster of beschikbaarheidsformulier. Oftewel: Zelfroostering door middel van het steeds opnieuw kunnen aangeven wanneer je ingezet kunt worden. Medewerkers worden gestimuleerd na te denken over de werk/privébalans en hun inzetbaarheid in een bepaalde periode. Er zijn organisaties waar men dit per week kan aanpassen. Bij andere organisaties zal deze periode misschien per maand of kwartaal zijn. Al deze bedrijven hebben echter één ding gemeen: men hanteert een puntensysteem waarbij minder populaire diensten hogere punten scoren. Ben je beschikbaar op deze momenten? Dan verdien je al snel je punten bijeen voor die periode. De kans is dan groot dat je bijna volledig je eigen inzetbaarheid kunt bepalen. Is Zelfroosteren hier aan de orde? Men ervaart in ieder geval al een hogere mate van inspraak op de inzetbaarheid, dan wanneer er eenmalig om een, vaak zeer ruime, beschikbaarheid gevraagd wordt en een Planner hier iedere week opnieuw een nieuw schema op creëert.

Zelfroosteren van klein naar groot

Zelfroosteren van klein naar groot

Optie 4: Het intekenrooster, waar je al meer autonomie ziet, wordt ook wel shiftpicking/shiftbidding genoemd. Diensten worden aangeleverd door het WFM-team of de afdeling personeelsplanning, waarbij er vooraf goed gekeken is naar de kwalitatieve eisen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de verschillende taken/skills en ook de Arbeidstijdenwet (ATW). Dit nog lege raamwerk van het rooster wordt aan de medewerkers vrijgegeven, soms per team of afdeling. De medewerkers schrijven zich individueel in voor diensten. Soms maakt een organisatie gebruik van biddingrules of randvoorwaarden met betrekking tot het intekenen. Bijvoorbeeld de eis om minimaal een weekenddag te kiezen, of twee avonddiensten, of een dienst op een niet zo populaire locatie. Over het algemeen komt deze vorm alleen voor wanneer er ook ondersteunende tooling is, een plansysteem dat helpt bij het bepalen en verdelen van de diensten. Het systeem of de afdeling planning bepaalt uiteindelijk alsnog wie tijdens welke diensten gaat werken.

Optie 5: Een andere manier is ‘matching’. Het grootste verschil met intekenen is dat de diensten niet zijn gedefinieerd. Het WFM-team of de afdeling personeelsplanning geeft wel de bezettingseisen per dag aan en zal de duur van de diensten definiëren in een tijdseenheid van de diensten die jouw organisatie kent. Denk aan 3, 4 en 8 uurdiensten of juist 4, 5 en 6 uurdiensten. Afhankelijk van jouw cao en bedrijfsvoering zijn hier veel varianten op te bedenken. De medewerkers voeren hun wensen qua werkdagen en tijden in. Hierna is er nog werk te doen voor de Planners; zij matchen deze wensen met de bezettingseisen en de restricties op het gebied van wet- en regelgeving.

Optie 6: Zelfroosteren, waarbij de werkgever “slechts” minimale en maximale bezettingseisen afgeeft en het aan de afdeling of teams zelf overlaat om deze in te vullen. Het soort diensten dat elke medewerker draait, wie wat doet en of er een minimum- of maximumbezetting uitkomt, wordt allemaal door de medewerkers bepaald. Het optekenen in een rooster wordt meestal ondersteund door software.

Kenmerken zijn:

  • De werkgever stelt alleen de klantvraag en normen vast.
  • Volledige verantwoordelijkheid bij de medewerkers/teams/afdelingen.
  • De groep komt samen tot overeenstemming voor een sluitende bezettingsgraad.
  • Maximale flexibiliteit voor de medewerkers.
  • Kritische norm (wet- en regelgeving) en minimale norm (nodig voor klantvraag).

Deze vorm biedt een hoge mate van autonomie. Men is immers samen volledig verantwoordelijk voor het dichten van de bezettingsvraag. Deze vorm vraagt ook een grote inspanning van jouw organisatie om van een geheel verzorgde planning naar een Zelfroosteromgeving te gaan. Zijn jouw medewerkers eraan toe om in zelfsturende teams de verantwoordelijkheid te nemen voor de bereikbaarheid en productiviteit van jouw organisatie? Dan zorgt een zorgvuldig uitgedacht verandertraject ervoor dat ze hierin slagen.

Optie 7: Participerend plannen. Daar waar de eerdere manieren primair gericht zijn op inspraak van de medewerker(s), is deze vorm gericht op het creëren van meerwaarde op alle pijlers die belangrijk zijn in de organisatie:

  • Werkgever
  • Medewerker
  • Opdrachtgever/klant

Dit model is niet zozeer alleen gericht op het tegemoet komen aan de wensen van de medewerkers, maar kijkt tevens naar de capaciteit die nodig is om efficiënt te werken. Jij als werkgever geeft mogelijkheden binnen het rooster aan, waarop de medewerker zijn keuzes kan baseren. De medewerker selecteert vervolgens de opties die hem het beste uitkomen. De werkgever, in de vorm van jouw WFM-team of de afdeling personeelsplanning, is bij participerend plannen echter leidend in het vastleggen van de spelregels. Een goede planning resulteert in dit geval in een balans tussen de doelstellingen, wensen en eisen van zowel werknemer en opdrachtgever als werkgever. Misschien voor jou als werkgever een optie waarbij je het gevoel houdt “in control” te zijn, terwijl jouw medewerkers oprecht zeggenschap hebben over hun inzetbaarheid en rooster.

Welke zaken beïnvloeden de keuzes die je maakt?

  • Je zoekt een hogere medewerkerstevredenheid en –betrokkenheid.
  • Je wilt autonomie voor je medewerkers.
  • Je kunt zelfsturende teams organiseren.
  • Je wilt je bereikbaarheid garanderen.
  • Je wilt je productiviteit verhogen.
  • Je wilt ziekteverzuim terugdringen.
  • Je bekijkt Zelfroosteren vanuit het perspectief van de medewerker.

De vragen die je kunt stellen zijn:

  • Waarom willen wij Zelfroostering?
  • Welke vorm van Zelfroostering past bij mijn organisatie?
  • Heb ik de juiste ondersteunende tooling?
  • Zijn de medewerkers in mijn organisatie klaar voor Zelfroostering en is er draagvlak?
  • Kan ik een flexibele werkomgeving creëren?

Wanneer werkt Zelfroosteren niet?

  • Als er weinig vertrouwen is in de zelfredzaamheid van de medewerkers.
  • Medewerkers hebben dezelfde wensen en voorkeuren.
  • In een directieve of hiërarchische organisatie.
  • Geen heldere randvoorwaarden.
  • Geen uitwisselbaarheid van functies.
  • Poolgrootte/ureninzet is niet in orde.
  • Geen goede tooling en/of ondersteuning.
  • Slechte voorspelbaarheid.

In organisaties waar Zelfroosteren is ingevoerd, combineren medewerkers werk en privé beter. Medewerkers zijn daardoor meer betrokken bij het werk en dat bevordert ook de tevredenheid met het werk. 36% van het ziekteverzuim ontstaat door werkstress. Een fors aandeel, dat eenvoudig terug te dringen is door medewerkers meer autonomie te geven, waardoor zij minder stress ervaren.

Zelfroosteren is geen doel, maar een middel om een optimale situatie voor zowel werkgever als werknemer te creëren. Het kan bijdragen aan een verhoging van medewerkerstevredenheid, een betere bereikbaarheid, een hogere productiviteit en een verlaging van het ziekteverzuim. Dat kan resulteren in reductie van verloop.

Is er bij Zelfroostering nog wel behoefte aan een team van Workforce Management specialisten of een personeelsplanner? Er zijn mensen die zich zorgen maken over de toekomst voor WFM’ers als Zelfroosteren een vlucht neemt.

Juist jouw Workforce Managementteam draagt bij aan het succes van Zelfroostering. De rollen binnen het team zullen zich meer gaan richten op het analytische deel van WFM. Er worden misschien andere vaardigheden gevraagd. Minder ad hoc en administratief, meer tactisch en strategisch.

De rol van het WFM-team of de afdeling personeelsplanning bij Zelfroosteren:

  • Vaststellen capaciteitsbehoefte.
  • Helpen vaststellen of herzien van KPI’s.
  • Adviseren over contractvormen.
  • Kaders voor matching bepalen.
  • Match maken tussen klantvraag en wens medewerkers.
  • Bewaken van cao, wet- en regelgeving, naleven van de ATW.
  • Opleveren van rapportages.
  • Sluiten van de Feedbackloop. Kloppen de requirements nog, klopt de bezettingsvraag nog?
  • Onderhouden van de inrichting van de ondersteunende tooling.

Ben je van plan jouw medewerkers meer autonomie te geven, maar ben je nog niet zeker welke vorm voor jou het beste werkt? Heb je behoefte aan een goed gesprek over de pro’s en cons voor jouw organisatie op het gebied van Zelfroostering? Wil je een objectief inzicht in jouw huidige situatie?

Neem gerust contact met ons op. Wij komen graag bij je langs om er samen met jou over na te denken. Wij hebben de kennis en kunde in huis dankzij jarenlange ervaring op het gebied van Zelfroosteren. Wij kennen veel mogelijkheden en processen omtrent Zelfroosteren en kunnen jou de handvatten aanreiken die je nodig hebt om tot een voor jouw organisatie juiste beslissing te komen.

Bronnen: www.retailing.nl/blog/zelfroosteren-dat-hangt-ervan-af/

Pagina delen: