Een kijkje in de wereld van…

Martijn heeft jullie in zijn vorige blog een dag meegenomen in zijn rol als Trafficer. Wat komt er allemaal op zijn pad op een doorsnee werkdag? Het lijkt mij daarom leuk om jullie ook een keer mee te nemen in de wondere wereld van Planning.

Eigenlijk start mijn week al op vrijdag

De adviseurs kunnen tot vrijdag hun beschikbaarheid doorgeven via de Flexmanager. Op vrijdagmiddag wordt dit geïmporteerd in Verint en kan het roosteren van de nieuwe week beginnen. Allereerst begin ik met de voorbereidende werkzaamheden. Zijn er zieken? Adviseurs met een re-integratietraject? Zijn er al overleggen/trainingen bekend die ik kan inplannen? Dit zijn allemaal zaken die al in het rooster gezet worden, voordat ik het daadwerkelijke rooster ga draaien. Tussendoor verwerk ik de binnenkomende mails, keur ik de verlofaanvragen en zijn er op een dag tal van kleine verzoekjes vanuit de lijn waar actie op moet worden genomen.

Maandag pak ik de draad weer op

Het rooster is gedraaid! Ik begin met het nalopen van de roosterconflicten. Hierbij kun je denken aan bijvoorbeeld een adviseur die zich te weinig beschikbaar heeft gesteld en dus niet aan zijn of haar contracturen voldoet. Vervolgens zijn er een aantal standaard activiteiten die in het rooster gezet moeten worden. Dit verschilt natuurlijk per lijn, maar in mijn geval zijn dit bijvoorbeeld studie-uren, functioneringsgesprekken en bijzonder verlof (seniorenverlof, ouderschapsverlof, etc.). Op maandag staan er ook twee belangrijke overleggen gepland, waaronder de weekstart met alle planners. We bespreken hierin de werkverdeling voor de komende week, issues waar we tegenaan lopen en eventuele successen. ‘s Middags staat de leercirkel op de agenda: een overleg tussen Planning/Trafficmanagement en de Capaciteitsmanager van de lijn. Omdat je met alle disciplines samenkomt, is dit een goed moment om alle lopende zaken door te nemen.

Op dinsdag en woensdag maak ik het rooster verder af en druppelen er nog allerlei verzoeken binnen voor het nieuwe rooster.

Het nieuwe rooster wordt opgeleverd aan de hand van X-3. Aanstaande vrijdag 30 maart lever ik het rooster op voor maandag 16 april. Woensdag staat ook het X-1 rooster op het programma. Het rooster voor volgende week wordt op donderdag overgedragen aan Trafficmanagement. Vanaf dat moment hebben zij de leiding over die week. Op woensdag neem ik alle mails mee die betrekking hebben op het rooster voor volgende week en zorg ik dat alles verwerkt is in het rooster. Op donderdag leg ik de laatste hand aan het finetunen van het X-1 rooster, zodat de service levels zo stabiel mogelijk worden opgeleverd. Tijdens de overdracht worden alle zaken kort doorgenomen die voor Traffic van belang zijn: zijn alle werkstromen en avonddiensten gevuld? Zijn er nieuwe opleidingsgroepen? Mochten hier nog acties uit voortvloeien, dan worden deze uitgezet naar de Teamleiders.

Op vrijdag doe ik nog een laatste check op het X-3 rooster en publiceer ik deze voor de adviseurs. De cirkel is rond en er kan weer begonnen worden aan een nieuwe week!

Pagina delen: