De kanteling van werktijden: Draagvlak en Teaming

Stelling: De kanteling van werktijden in de VVT is een complex verandertraject voor veel organisaties.

Er zijn wel organisaties voor wie het een eenvoudige en korte exercitie is, maar voor de meeste is het een verandertraject wat anderhalf tot 2 jaar tijd kan kosten. En dit is exclusief de tijd die de voorbereiding op zal slokken, reken hiervoor gerust nog eens 2 maanden. Maar wat houdt de kanteling eigenlijk in?


Geschreven door: Pepijn Martens

In dit artikel uit het onderdeel “Draagvlak” wil ik aandacht vestigen op de rol van het team

De kanteling van werktijden bestaat projectmatig uit de volgende onderdelen:

  1. Start
  2. Beleid
  3. Organisatorische inrichting
  4. Draagvlak
  5. Operationele fase

Ieder onderdeel deelt zich weer op in verschillende deelonderwerpen. Het geheel vormt een projectplan. Dit plan is als tool gebruiken bij de kanteling binnen uw organisatie. Vraag het plan op door een mail te sturen naar pepijn@www.spril.nl en pas het toe.

In een serie artikelen behandelen wie iedere keer een onderdeel uit het projectplan. Steeds een onderwerp wat een belangrijk punt markeert of wat in de praktijk de meeste problematiek met zich meebrengt.

Teaming

Voor de teams die met de kanteling van werktijden te maken krijgen moeten een aantal punten glashelder zijn:

  1. Op welke wijze veranderd de invloed op het rooster
  2. Wat wel en wat niet. Ook het waarom
  3. Wat is de verantwoordelijkheid van het team en het individu
  4. Hoe is die verantwoordelijkheid vastgesteld
  5. Hoe kan het team hiermee aan de slag, met systemen en ondersteuning

Bovenstaande is voor een groot deel samen te vatten in onderstaand schema:

Schema-1

In bovenstaand schema is gemarkeerd wie binnen de planorganisatie verantwoordelijk is voor welk onderdeel in het planproces. In dit schema is als voorbeeld de IST situatie van een organisatie weergegeven.

De SOLL situatie na de kanteling zou er bijvoorbeeld zo uit kunnen zien:

Schema-2

U ziet hier een kanteling naar een volledig autonoom team welke op basis van de vastgestelde zorgvraag zelf invulling geeft aan het grootste deel van het planproces.

Daarom is teaming zo belangrijk. De kanteling stelt letterlijk: “de volgende onderwerpen worden in ieder geval in het kader opgenomen: de invloed en zeggenschap van de werknemer bij het vormgeven en vaststellen van de werktijden van de werknemer”.

Als u het team niet of te laat meeneemt in het proces van de kanteling staat de uitkomst van het hele traject vroegtijdig vast: veel weerstand en in het ergste geval uitstel. En u weet wat er van uitstel komt….

Teams kunnen op verschillende manieren worden betrokken. Hieronder een overzicht  van de belangrijkste vier mogelijkheden:

  • Zorg voor draagvlak. Planners, teamleiders, leidinggevenden, inspraak en uiteraard de medewerker zelf, ze moeten er allemaal bij betrokken worden.
  • Investeer in coaches op de werkvloer. Deze kunnen de teams begeleiden, motiveren en vooral bij de hand nemen bij de eerste lastige fase wanneer alles anders is.
  • Bepaal als organisatie wat zelf- of teamroosteren nu eigenlijk betekend.
  • Meet en weet. Weet hoe de stand van zaken is op het gebied van medewerkerstevredenheid.

Hoe te communiceren

Gebruik alle mogelijke middelen die intern beschikbaar zijn binnen uw organisatie. Denk hierbij aan nieuwsbrieven via e-mail of post, bulletins op de afdelingen, het intranet, maar ook aan communicatiemogelijkheden die u nu al heeft, maar vaak onbenut laat. Onderzoek of huidige systemen deze mogelijkheden hebben. Ook kunt u denken aan klankbordgroepen, een discussieavond of meer ludiek een avond op een bijzondere plek waarop u de kanteling aftrapt. Maar voorkom in alle gevallen, kosten wat het kost, eenrichtingsverkeer.

De kanteling van werktijden is meer dan alleen een verschuiving naar meer invloed op het rooster door de medewerker. Het is een verandertraject met een flink besparingspotentieel!

Klanten over Spril

Lees alle verhalen

”Edwin van der Hilst is iemand die in kansen denkt ipv problemen. Hij is snel, deskundig en met de nodige humor! Prettig mee samen te werken.”

Zorggroep Meander

Pagina delen: